GUIDE PRATIQUE • EXCEL
Comment gérer ses stocks et achats avec Excel ?
Guide pratique pour structurer votre gestion stock avec Excel : méthode, données à suivre, organisation et points de vigilance.
Pourquoi suivre stocks et achats ensemble ?
Le stock dépend directement des achats, des réceptions et des sorties. Les gérer séparément rend plus difficile la compréhension des écarts et des besoins de réapprovisionnement. Dans une petite structure, Excel peut réunir articles, fournisseurs, commandes, réceptions et mouvements dans un ensemble cohérent, à condition d’utiliser des références uniques.
1. Construire un référentiel articles
Attribuez une référence stable à chaque article et renseignez désignation, catégorie, unité, fournisseur principal, prix d’achat et seuil de réapprovisionnement. Évitez de créer plusieurs libellés pour le même article. Un référentiel propre est la base de tous les calculs de stock.
2. Enregistrer les mouvements
Le stock théorique résulte des entrées et des sorties. Chaque mouvement doit donc contenir une date, une référence article, une quantité, un type de mouvement et éventuellement un chantier, service ou motif. Cette méthode permet de reconstituer l’historique et d’identifier plus facilement l’origine d’un écart.
3. Suivre les commandes fournisseurs
Une commande doit passer par des statuts simples : à commander, commandée, partiellement reçue, reçue ou annulée. Enregistrez fournisseur, date, référence de commande, montant et date prévue. Le rapprochement entre commande et réception permet de savoir ce qui reste attendu et d’éviter les doubles commandes.
4. Définir des seuils utiles
Un seuil de réapprovisionnement peut signaler les articles qui nécessitent une action. Il doit tenir compte de la consommation et du délai fournisseur. Pour les articles peu utilisés ou coûteux, un stock minimal trop élevé immobilise inutilement de la trésorerie. Pour les consommables critiques, une rupture peut coûter beaucoup plus cher que quelques unités en réserve.
5. Contrôler par inventaire
Même avec un fichier bien tenu, un inventaire physique reste nécessaire. Comparez le stock réel au stock théorique et documentez les corrections. Les écarts répétés peuvent révéler un problème de saisie, de rangement, de réception ou de sortie non enregistrée.
Quels indicateurs suivre ?
Vous pouvez surveiller la valeur du stock, le nombre d’articles sous seuil, les commandes en attente, les principaux fournisseurs et les mouvements sur une période. Selon l’activité, la rotation de certaines familles peut également être utile. Le tableau de bord doit surtout faire ressortir les actions à mener : commander, contrôler ou analyser un écart.
Vous préférez partir d’un outil déjà structuré ?
Stock & Achats Pro regroupe les fonctions de suivi utiles dans une solution Excel professionnelle prête à l’emploi, avec achat unique et sans abonnement.
Découvrir Stock & Achats Pro →